La compliance nella manutenzione

Nel panorama della manutenzione, la gestione della compliance rappresenta un elemento cruciale per garantire lo sviluppo delle attività, sia per le aziende che offrono questi servizi, sia per quelle che usufruiscono di tali servizi.

Per avere successo ed essere sostenibili, nel lungo periodo le Organizzazioni in questione hanno la necessità di stabilire e mantenere una cultura della compliance, che consideri le esigenze e le aspettative delle parti interessate.

Le attività di manutenzione sono infatti sempre più soggette a una serie di normative e regolamenti. Queste normative riguardano aspetti fondamentali come, ad esempio, la sicurezza strutturale degli edifici e delle infrastrutture in genere, l’efficienza energetica, l’accessibilità per le persone con disabilità, la gestione dei rifiuti, la prevenzione degli incendi e la sicurezza sui luoghi di lavoro.

 Non essere conformi a queste normative può comportare rischi significativi, inclusi, ad esempio, incidenti strutturali, sprechi energetici, inadempienze legali e danni alla reputazione dell’Organizzazione che è responsabile della gestione della manutenzione.

Gestire la compliance nella manutenzione presenta diverse sfide, quali:

1. Variazioni normative: le normative possono variare notevolmente da regione a regione e per questo possono essere soggette a frequenti e molteplici aggiornamenti, rendendo complesso mantenere un livello adeguato di conformità;

2. Gestione dei dati: coordinare e gestire efficacemente i dati inerenti alla manutenzione può essere impegnativo, oltre che dispendioso;

3. Aspetti finanziari: la manutenzione richiede investimenti in termini di manutenzione preventiva, di aggiornamenti tecnologici e di formazione del personale;

4. Coinvolgimento delle parti interessate: la gestione della compliance coinvolge spesso diverse parti interessate, tra cui, ad esempio, proprietari, amministratori e autorità di regolamentazione. Coordinare gli sforzi di tutte queste parti può essere complesso.

Per affrontare efficacemente le sfide sopra descritte, le Organizzazioni responsabili della gestione della manutenzione possono adottare le seguenti best practices:

1. Analisi approfondita delle normative: attraverso la conduzione di uno studio dettagliato delle normative applicabili al singolo contesto. Una solida conoscenza del settore in cui si opera e un aggiornamento continuo permettono di identificare e di comprendere i rischi normativi specifici in modo più rapido ed efficace;

2. Utilizzo di Sistemi di Gestione integrati: sarebbe opportuno implementare Sistemi di Gestione integrati che coprano tutti gli aspetti della manutenzione, inclusi quelli relativi alla qualità, all’ambiente, alla salute e sicurezza sul lavoro, alla gestione anti-corruzione, alla responsabilità sociale.

La norma ISO 37301 rappresenta in questo senso un valido alleato, dal momento che fornisce le linee guida per un efficace Sistema di Gestione della compliance;

3. Manutenzione preventiva: adottare una strategia di manutenzione preventiva per identificare e quindi risolvere tempestivamente eventuali problemi di conformità. Il concetto è semplice e i vantaggi sono evidenti: se gli asset sono correttamente manutenuti a livello preventivo e predittivo, questi lavoreranno di più, con una diretta riduzione dei guasti;

4. Monitoraggio costante: utilizzare sistemi di monitoraggio continuo permette di tenere traccia delle prestazioni dei processi di manutenzione e rilevare eventuali deviazioni dalla conformità. Un programma di compliance credibile richiede un impegno che si protrae nel tempo, in modo da poter analizzare il ciclo di vita e lo stato degli asset di manutenzione;

5. Formazione del personale: il ruolo del personale è fondamentale, quindi l’Organizzazione dovrebbe garantire un’adeguata formazione per una consapevolezza delle normative applicabili. L’obiettivo è quello di fare in modo che il personale si senta parte attiva di un Sistema di Gestione della manutenzione;

6. Audit regolari: condurre verifiche di audit regolari per monitorare il rispetto delle normative, oltre che identificare eventuali aree di non conformità è di fondamentale importanza per risolvere le criticità che possono verificarsi nel tempo. Evoluzioni e cambiamenti nell’Organizzazione necessitano aggiornamenti al fine di garantire il rispetto della compliance e continuare a essere competitivi;

7. Coinvolgimento delle parti interessate: coinvolgere attivamente tutte le parti interessate, inclusi proprietari e autorità di regolamentazione, nella gestione della compliance. Per essere valutato in maniera efficace, il rispetto della compliance non può limitarsi al solo contesto interno di un’Organizzazione, ma deve essere assicurato anche dai partner esterni che si interfacciano con essa, come i fornitori oppure i subappaltatori.

In conclusione, la gestione della compliance nella manutenzione è essenziale per affrontare le nuove sfide del mercato; questo richiede un approccio olistico, che includa l’analisi approfondita delle normative, l’implementazione di Sistemi di Gestione integrati e il coinvolgimento attivo di tutte le parti interessate.

Solo così sarà possibile garantire, da un lato, la conformità normativa e, dall’altro, ridurre i rischi associati alla gestione della manutenzione.

Il CNIM è da sempre, e per statuto, impegnato nella diffusione della cultura manutenzione.

E come ci ricorda il nostro Presidente, il Prof. Misiti, “La Manutenzione è una questione di civiltà”.

Di Fabio La Porta e Alessandro Giurelli